GESTIONA EFECTIVAMENTE TU TIEMPO

"Si un profesional no es capaz de gestionar su propio tiempo, no podrá gestionar ninguna otra cosa " PETER F. DRUCKER”

A veces y, especialmente cuando estamos con problemas de tiempo, desearíamos que el tiempo fuera como chicle y lo pudiéramos estirar y encoger a nuestra conveniencia. En esta entrada intentaré proporcionaros una primera aproximación de las herramientas que os permitan hacer cosas efectivas para administrar efectivamente vuestro tiempo, y aunque yo saco un gran rendimiento en mi administración del tiempo, aún no conozco fórmula mágica alguna. Sin embargo, en los cursos de Gestión Eficaz del Tiempo que facilito desde hace unos años a empresas tanto PYME como multinacionales, procuro siempre proporcionar herramientas, consejos, trucos, ideas, ejercicios y más para que los participantes de estos cursos y talleres aprendan a administrar su tiempo de forma tan efectiva que no necesiten ya que el tiempo sea como chicle.

A menudo en los cursos de ventas y otros de desarrollo de competencias, algunos participantes me dicen que todo lo aprendido está muy bien, pero que no saben si lo podrán aplicar en su día a día y oigo expresiones como: "No tengo tiempo'," no puedo hacerlo todo', "no llego a hacer lo que querría hacer'," tengo demasiado trabajo y poco tiempo para hacerlo”, "debo hacer demasiadas cosas”, etc. Todo eso son indicadores de una mala gestión de nuestro tiempo. El tiempo es un recurso que se nos ha dado a todos por igual y, en cambio, parece como que algunas personas están más o menos capacitadas para hacer un buen uso de éste. Intentaré explicarlo bajo mi experiencia y aprendizaje, pero antes, veamos cuatro consideraciones hacia el factor tiempo:

1.  El tiempo, como cualquier otro recurso, es limitado; por tanto, hay que aprender a gestionarlo de manera óptima.

2.   La forma actual de organización de cada persona es el resultado de hábitos incorporados a lo largo de su vida; para optimizar la gestión del tiempo tendremos primero que modificar alguna de estas costumbres.

3.   Trabajar por objetivos es la mejor de las maneras de optimizar el tiempo disponible.

4.  Aplicar metodologías de trabajo orienta la propia actividad y permite ser más eficaz respecto al tiempo disponible.

¿Como podemos gestionar el tiempo de manera óptima?

El tiempo es nuestro principal patrimonio, hay que estar de acuerdo con eso. Somos tiempo y sólo tiempo (yo ahora soy 55 años, mi hija es 22 años y mi madre es 86, como estar seguro de que yo seré 86 u otro más joven que yo será 55?). Siempre pongo el mismo ejemplo: ‘si nos roban un móvil que nos han regalado y que si se lo pedimos al operador mañana nos lo volverán a regalar, así y todo nos enfadamos, pero porque no nos preocupamos si nos roban el tiempo?’ Si llegamos a viejos, puede ser un día si lo que nos preocupará haber regalado tan tiempo. Por eso tenemos que gestionarlo llenándolo de cosas que nos sean útiles. Para nosotros sobre todo y por los seres que queremos.

Aprender a gestionar el tiempo significa aprender a gestionar nuestra vida, nuestras relaciones, nuestro trabajo, nuestras reuniones y el resto de actividades profesionales que nos toca hacer cada día. Tomando las decisiones adecuadas a cada momento y no regalando el tiempo a los nombrados "ladrones del tiempo.

¿Cómo deshacernos de nuestros malos hábitos?

A nuestros malos hábitos y con la tendencia a culpabilizar a los demás de estos hábitos, a menudo los nombramos ladrones del tiempo’, y estos ‘ladrones del tiempo’ pueden ser (entre otros):

• La ausencia de objetivos y de planificación
• Tendencia a pensar que lo más urgente es lo más importante
• No saber decir NO
• Falta de disciplina, método
• Desorden, poca organización (parches a nuestra mala organización: trabajar más horas y /o más rápido)
• No saber delegar
• El uso incorrecto de las nuevas tecnologías
• Convocar y / o participar en reuniones que no nos aportan valor
• Y podéis añadir los vuestros...

Para modificar estos hábitos, un primer paso es liberarse de nuestras creencias limitadoras en el sentido de creer que estamos penosamente dotados para gestionar nuestro tiempo: "Yo no puedo hacer más'," Yo soy muy desordenado, "yo no se decir no”, "no es culpa mía, son los otros”, etc. Romper este sentimiento de esclavitud del tiempo es modificar esas creencias que no nos permiten planificar y organizar las actividades laborales y personales de forma efectiva.

Y ¿Cuál es la razón de nuestro éxito en la vida? Trabajar por objetivos!

Los objetivos han de ser la razón principal de nuestra gestión del tiempo. Pero antes de entrar en detalle, contaré una anécdota: ‘un día fui invitado en TV3 para realizar un curso/ponencia sobre gestión del tiempo a un nutrido grupo de trabajadores de la Corporació Catalana de Ràdio i Televisió y el departamento de RR.HH. había diseñado con muy buena predisposición un cartel para comunicar el acto. En el cartel -a la izquierda- se leía: ‘¿Cómo puedo encontrar tiempo para hacerlo todo?'. Para causar de inicio un impacto emocional a los casi 80 asistentes en aquella ocasión, rompí el cartel ante la audiencia explicando que, en el trabajo –y en nuestra vida personal- no hay que hacerlo todo. Hay que hacer aquello que nos hace obtener los resultados que necesitamos para alcanzar los objetivos que queremos. Este es el punto de partida de una buena orientación a resultados, es decir de una buena gestión de nuestro tiempo.

Trabajar por objetivos permite alcanzar nuestras metas relacionadas con las necesidades, los intereses, las responsabilidades laborales ... propias. También nos debe ayudar a dirigir y concentrar las energías y las acciones hacia estos objetivos. Y nos mantendrá centrados en lo que debemos hacer y en lo que hemos de rechazar. Claro que antes tendremos que definir nuestros objetivos de forma clara, específica, que se puedan medir y que nos motiven en forma de reto.

¿Qué metodologías podemos aplicar?

Debemos ir aplicando aquellas metodologías que nos vayan dando un mejor resultado que lo que estamos haciendo ahora. En principio no han tantas limitaciones como creemos y mejorar sensiblemente nuestra gestión del tiempo, yo veo principalmente estas cinco:

1.   Plantearse la actividad laboral. Y también la personal: en términos de objetivos en vez de tareas, fijando objetivos clave.

2.   Planificar: las cosas ocurren cuando alguien hace que pasen.

3.   Priorizar: generar el hábito de saber en cada momento lo que más nos interesa.

4.  Programar: Agenda diaria versus agenda a largo plazo ‘la cuenta atrás’.

5.  Delegar: no hacer aquello que no nos mujer valor y hacer lo más importante para nosotros.

Conclusión

Todo lo que os puedo decir para ayudaros a saber cómo gestionar con efectividad vuestro tiempo no cabe en un artículo, de hecho se han escrito muchos al respeto y todavía se están escribiendo ( y libros…uff!). Por eso es útil asistir a cursos y talleres como los que diseño para SAGE, IQS Executive Programs, CJ Continua… el próximo, el que he planificado en la UEA los días 27 y 28de septiembre de 8 a 14:00 horas para ayudar a aquellos por los que el tiempo es un problema por no saber cómo gestionarlo!

En el taller os podré facilitar herramientas de aplicación práctica: un decálogo de políticas personales y de empresa para optimizar el tiempo; trucos para gestionar llamadas, correos electrónicos, visitas..., y también de tecnologías de nueva tendencia: la "rueda de Deming'; el método "GTD” de David Allen; el de Avis "Stop-Start-Keep”; el sistema "ABC'.. Todo para que podáis diseñar un plan de empresa o personal al acabar las jornadas.

Y os aconsejo no hacer como aquellas personas que, interesadas en mejorar su gestión del tiempo no han podido venir... Por falta de tiempo!

También podéis contactarme y juntos podremos organizar en vuestra empresa un curso/taller a vuestra medida, os prometo que serán las horas mejor invertidas de vuestro tiempo!

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