Hoy he recibido un correo de un amigo vendedor: “después de semanas trabajando para conseguir
una entrevista con el decisor de compra de una importante empresa, ayer tenía
que entrevistarme con esta persona en sus oficinas a media mañana. Llamé a
primera hora y no le pude localizar para confirmar y recordarle mi visita, en su oficina me dijeron que no estaba pero que si tenía una cita con él, podía
ir pues el Sr. X estaría a punto de llegar. Me desplacé por carretera hasta la
fábrica de este prospecto, con un trayecto de una hora asumiendo gustoso la
inversión que suponía de tiempo, gasolina y peajes, pues una posible venta a
esta empresa lo valía sobradamente. Mi sorpresa fue mayúscula cuando, al llegar, en
recepción me dijeron que disculpara pero el Sr. X no se había acordado de la
cita y que, sintiéndolo mucho, estaba en una larga reunión y cancelaban mi entrevista” ¿Te suena esta
situación? ¿La has vivido alguna vez? ¿Qué hacer para evitarlo?
Citas canceladas y presentaciones que no se realizan, pueden
costarnos mucho dinero. Invertimos una gran cantidad de tiempo en la
prospección y localización de los decisores de compra (DC) y para conseguir
entrevistas con ellos. Nos cuesta lo que
solo nosotros sabemos pasar el filtro de un/a gatekeeper duro/a sólo para llegar al/a la DC y fijar la cita.
Entonces invertimos en gastos de desplazamiento, tiempo y energía en
preparación de la presentación que vamos a hacer y, cuando esta cita
desaparece, desaparece también con ella un montón de tiempo y dinero (e incluso
puede que afecte a nuestro ánimo)
Dependiendo de tu negocio, puede ser imposible eliminar las
citas canceladas en su totalidad. Sin embargo, puedes reducir el riesgo en gran
medida y disminuir su efecto en el proceso de ventas y en tus ingresos, con una
operativa un poco más sólida para empezar. Aquí comparto algunas técnicas
que usan vendedores que conozco:
Establecer tiempos
irregulares para la entrevista.
Una manera eficaz de ayudar a fortalecer la cita es utilizar
horarios límites para la reunión. En lugar de la tradicional ‘hora’ o ‘media
hora’, tratar de fijar las citas a y 15 minutos, o 20 minutos después.
"Así que Sr. Bou,
nos vemos el próximo lunes 15 a las 10:15 o las 10:40 sería mejor para usted?"
Este enfoque no sólo hace que sea mucho más difícil que el
prospecto olvide la cita. También da la impresión de una breve reunión.
Además, esto te da la imagen de un profesional muy ocupado, cuyo tiempo es muy
valioso y que fija los horarios de sus reuniones al minuto.
Haz que el prospecto
se encuentre contigo
Otra forma muy potente y más sólida para el recuerdo es que
la frase para la cita la formules de manera diferente de lo normal. Cuando tú cierras
una cita por teléfono en la que se va a ir al despacho del prospecto, cuando se
está confirmando, puede sonar a algo como esto:
"Muy bien. Así pues, Sra. Casas la veré a usted en su oficina el martes 25 a las 4 de la tarde"
El problema es que a menudo, cuando tú vas a ir al encuentro
de esa posible cliente, ésta no tiene una clara imagen mental de una cita. Seguramente no tiene que ir a ninguna parte ni hacer nada, pero esta señora a
menudo no siente tener ninguna responsabilidad. La cita (para ti tan
importante) ocupa un minúsculo espacio en su mente porque no hay nada que ella tenga
que hacer o que tenga que recordar.
Como alternativa, plantéate lo siguiente: si tu prospecto tuviese
que levantarse e ir a algún lugar para conocer a alguien, ¿tendría la cita un
significado diferente?. Así, al fijar una cita que tendrá lugar en casa de esta prospecto,
simplemente dale la vuelta y pídele que ella te reciba. He aquí un ejemplo:
"Muy bien. Así
que Sra. Casas, quedamos el próximo martes, día 25 en su oficina y usted me
recibirá allí a las 4:00 de la tarde, ¿verdad?"
Pídele a la prospecto que 'salga a tu encuentro', incluso si
vas allí. Este cambio sutil en el lenguaje dotará a la cita de un sentimiento más importante y
diferente.
Cuando sea posible
que el prospecto te de las indicaciones para llegar
Hoy en día con Google Maps, teléfonos con GPS y sistemas de
navegación, no es absolutamente necesario pedir indicaciones sobre las direcciones
de los clientes. Sin embargo, pedir indicaciones para llegar al lugar de
encuentro es una gran manera de ayudar a consolidar la cita en la mente del
cliente potencial. Pide instrucciones precisas y si la reunión está en un
edificio de oficinas, a continuación, pregunta por el camino una vez que estés
dentro del edificio.
“Y usted Enrique, ¿qué camino me recomienda más rápido y con
menos tráfico para llegar a sus oficinas? ¿Y una vez esté en el edificio, qué
escalera, qué piso, en que oficina estará usted? (Y sí, aquí podrías pedirle
que te saliese a recibir según el punto anterior)
En resumen, el establecimiento de una cita, es el cierre de
una venta (recuerda: primero vender la entrevista, no el producto). Debes consolidar la cita con
la misma fuerza que usarías para consolidar la venta.
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